Full kontroll på ansattes mobilbruk

Med kostnadsdeling kan ansatte bruke mobilen til å kjøpe varer og tjenester, uten at du mister kontroll på utgiftene. 

Selv om mobilutgiftene til bedrifter har gått ned de siste 10 årene har de samtidig blitt vanskeligere å administrere. Tidligere ble jobbmobilen kun brukt til å ringe og sende meldinger. I dag kan vi betale parkering, gi til veldedige formål, streame store mengder data og handle mat i butikkene - og regningen kommer på selskapets mobilfaktura. Dette skaper fort merarbeid for bedriften. For hva er det selskapet skal betale og hva skal den ansatte betale?

Å betale parkering med mobilen har blitt rutine for mange. Men hvem skal betale? Foto: Telia

Hvilke innkjøp skal det skattes av? 

I følge Lovdata kan arbeidsgiver dekke innholdstjenester kjøpt med mobilen for inntil 1.000 kroner i året skattefritt. Uavhengig om det er til jobb eller privat. Tjenester kjøpt til privatbruk som overstiger dette skal beskattes som inntekt. For å holde orden på dette har regnskapsansvarlig tidligere vært nødt til å gå over fakturaene eller bestille oversikt fra teleoperatørene. Deretter må dataene gjennomgås for å få klarhet i forbruket. Det som har vært jobbkjøp må trekkes vekk, mens private kjøp gjerne har blitt trukket fra lønn. Dette krever som alle forstår merarbeid og mye tid. 

Tjenesten Kostnadsdeling rydder automatisk opp. Både for den ansatte og for bedriften.

Tjenesten Kostnadsdeling er lett tilgjengelig i selvbetjeningsportalen Min Bedrift. Foto: Skjermdump Min Bedrift

De ansatte blir tryggere

Hvis det ikke er avklart hvilke retningslinjer som gjelder for mobilbruk og kjøp av tjenester og data, vil det skapes en uro for mange ansatte. De kan fort føle at de har gjort noe galt om de bruker mer data enn hva som er inkludert i abonnementet sitt, eller gjør private kjøp på mobilen. Dette rydder man raskt i med Kostnadsdeling.

Ansatte i bedriften vil hver måned (eller hvert kvartal ved kvartalsvis faktura) få tilsendt en oversikt på epost eller sms over sitt eget forbruk og hvilken del av dette som dekkes av bedriften. På Min side og i appen Mitt Telia kan også alle dine ansatte se detaljer for bruk i perioden.

Kom i gang

Telia har utviklet tjenesten «Kostnadsdeling» i selvbetjeningsportalen Min Bedrift som hjelper deg med å holde orden.

Kostnadsdeling er 100 prosent integrert i administrasjonsdelen av Min Bedrift og krever minimalt med opplæring. Alt du trenger å gjøre er å sette opp profiler som definerer hva din bedrift skal dekke, og hva som skal dekkes av den ansatte.

Du kan sette opp flere profiler skreddersydd for ulike behov hos ansatte eller avdelinger. For eksempel kan du tilpasse profiler for ansatte som trenger større datapakker i sitt abonnement. Eller øke grensen på posten varekjøp og tjenester for ansatte som kjører mye i arbeidsdagen og betaler parkering med mobilen. Ved nyansettelser kan du ved kun et klikk knytte nye telefonnummer opp mot en av dine lagrede kostnadsprofiler. Tjenesten aktiveres med en gang.

Oversiktlig rapportering 

I tjenesten får du oversikt over hele bedriften og dens ansattes forbruk. I tillegg til en ryddig oversikt til hver ansatt leverer også tjenesten en rapport til selskapet på hva hver enkelt skal dekke selv. Denne rapporten leveres i Excel og kan tilpasses for import i ulike lønnssystemer.

Ønsker du å lese inn data manuelt kan du velge «årlig avregning av lønnstrekk» og redusere administrasjonen. Dine ansatte vil likevel få oversikt over forbruk og grenser for hver måned/hvert kvartal. Ved årsslutt vil bedriften din motta rapporter for korrekt avregning av trekk og innberetning av eventuell skatt på bruk av innholdstjenester.

Les mer om Kostnadsdeling fra Telia Bedrift.